EXPERIENCIA Intercreando sistemas de información en la universidad

Intercreando sistemas de información en la universidad

María Eugenia Vicente
mevicente@fahce.unlp.edu.ar
Argentina

LLa sociedad del conocimiento consiste en un estadio del desarrollo social caracterizado por la creciente capacidad de sus miembros de obtener y compartir cualquier información en tiempo real, desde cualquier lugar y en el formato preferido. Esta capacidad está basada en las nuevas herramientas e infraestructura de las tecnologías de la información y la comunicación(1). Una de las características de esta sociedad es la reticularidad, constituida a partir de redes de computadoras que permiten la expresión de las redes sociales, y la creación de otras nuevas(2).

En este contexto, las instituciones entendidas como espacio de desarrollo y constitución de redes sociales, debieran gestionar el ambiente en el que el conocimiento es creado, descubierto, capturado, compartido, depurado, validado, transferido, adoptado, adaptado y aplicado(3). En este sentido, los espacios virtuales en las instituciones son un proceso y resultado del tratamiento y de la comunicación mediante computadoras, datos, informaciones y conocimientos, que consiste en representar electrónicamente y en forma numérica digital, objetos y procesos del mundo real. De ahí que virtualizar la universidad es, sobre todo, virtualizar sus espacios funcionales, o en otras palabras, disponer sectores del ciberespacio para apoyar o sustituir tecnológicamente las actividades académicas y administrativas realizadas físicamente en los espacios tradicionales.

En consecuencia, el desarrollo de las TIC en el escenario universitario ha de sustentarse con una adecuada estrategia de administración y gestión no sólo de las tecnologías y los procedimientos, sino de la actuación de los actores y su interacción con las innovaciones que se generen y con los sistemas comunicacionales que se establezcan tanto al interior como en la vinculación con el entorno(4).

Sobre la base de concebir la información como uno de los más valiosos recursos de las instituciones, los sistemas de información pueden ser caracterizados como los encargados de entregar la información oportuna y precisa, con la presentación y el formato adecuados, a la persona que la necesita para tomar una decisión o realizar alguna operación y justo en el momento en que esta persona necesita disponer de dicha información(5).

Estos sistemas  están conformados por tecnologías, sujetos y procesos(6), y esta experiencia que se relata tiene como objetivo mostrar de qué manera estos tres componentes se relacionan en el marco del Departamento de Ciencias de la Educación. Para ello se describe el proceso de desarrollo del sitio Web oficial de la Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación (FaHCE), de la Universidad Nacional de La Plata, y el papel de los docentes y alumnos en la construcción de este espacio de información y comunicación. Los sitios Web se encuentran conformados por un grupo de páginas interconectadas por ligas (hyperlinks), que permiten mostrar la relación entre temas o elementos (7,8) y constituyen la proyección e imagen de las instituciones(9).

Cómo se construye el sitio web FaHCE

Este espacio está conformado por diferentes hipervínculos que relacionan contenidos institucionales, de posgrados, investigación, extensión y académicos que constituyen la facultad. Como parte de la información académica, es posible ingresar al espacio virtual correspondiente al Departamento de Ciencias de la Educación. Allí encontramos dos grandes bloques: por un lado, en el cuerpo central del espacio se exponen eventos, noticias y convocatorias; por otro lado, el menú izquierdo organiza información sobre las carreras del departamento, sus cátedras, docentes, proyectos de investigación, publicaciones, preguntas frecuentes y enlaces de interés, también información referida al staff de gestión y datos de contacto del departamento.

El espacio virtual del Departamento de Ciencias de la Educación, de la página web de la FaHCE, es construido y desarrollado la idea de que este espacio virtual contiene en su interior un tipo de sujeto implícito, constituyéndose en destinatario y productor al mismo tiempo. En consecuencia, se construye en relación con el criterio de intercreatividad(10): concepto que responde a un modelo de construcción del espacio Web de tipo dinámico, en el que se otorga el poder de desarrolladores a la mayor cantidad de miembros posibles de la institución, en sus áreas respectivas: docentes, personal de gestión y alumnos, de forma horizontal y organizada.

Lo expresado hasta el momento, ¿cómo se manifiesta en el proceso de construcción del espacio Web del Departamento de Ciencias de la Educación?

En primer lugar, se trata de un proceso cíclico, basado en una red de sujetos que aportan necesidades, demandas, inquietudes, sugerencias para que el espacio se constituya en un organizador de información a su medida.

En un primer momento, el departamento organiza la información de la que dispone (días y horarios de cursadas, eventos, convocatorias, horarios de consulta, etcétera), a partir de sistematizarla y ubicarla: los horarios de consulta, datos de contacto de los docentes, aulas, días y horarios de las clases en “Preguntas Frecuentes” del bloque Menú.

Los programas de las materias y equipos docentes de las diferentes materias son ubicados en “Cátedras”. Las selecciones docentes, convocatorias a pasantías, intercambios estudiantiles, envío de artículos a revistas académicas, se ubican en “Convocatorias”. Encuentros, congresos, jornadas, foros, se ubican en “Eventos”.

La organización de esta información consiste en mantener la coherencia entre cada dimensión de los bloques, con la información a ser publicada, teniendo en cuenta que los sujetos destinatarios navegarán por las páginas ayudados por los nombres de tales dimensiones.

Asimismo, se corrobora que la información sea clara, coherente y se presente ante el destinatario de forma “amigable”, para ello se utiliza el editor de texto que permite resaltar títulos, subrayar, insertar tablas, numeración y viñetas, e imágenes; así como también hipervincular el texto con otra página del espacio Web FaHCE o con páginas externas a este. Asimismo, se adjuntan archivos para ser descargados si se cuenta con un documento al cual el destinatario debiera acceder. Luego de finalizada la organización y presentación de la información, se realiza una prueba de visualización de la página, tal como la vería el sujeto si accediera a ella desde cualquier computadora. Como resultado, se termina de delinear detalles si es necesario, y finalmente, se activa el modo “publicar”.

Estas tareas que hasta aquí se relatan: organización, edición, publicación de la información, corresponden a los “permisos” que el Departamento de Ciencias de la Educación tiene en función del “rol” que el administrador principal de la página le ha asignado. Esto es, las capacidades o acciones que pueden ser realizadas en el contexto del espacio Web correspondiente al Departamento.

Luego los docentes, alumnos y la comunidad educativa interesada en conocer la información referida a las carreras de Ciencias de la Educación, acceden a la misma en función de sus intereses: por ejemplo, los alumnos ingresan a “Preguntas Frecuentes” para conocer horarios de consulta; los docentes ingresan a “Convocatorias” para conocer sobre selecciones docentes, y sujetos de la comunidad en general ingresan a “Carreras” para acceder al plan de estudios y reglamentos.

Como resultado de este último paso, de acuerdo con nuestra experiencia, estos sujetos y en relación a la búsqueda de información en este sitio guiada por sus respectivos intereses; se comunican con el departamento a través del correo electrónico o personalmente y nos presentan las siguientes sugerencias o necesidades:

1. Alumno: “Me es difícil encontrar los horarios de consulta en el sitio”
2. Docente externo a la facultad: “No encuentro los contenidos mínimos de las materias”
3. Persona interesada en la carrera de Licenciatura en Ciencias de la Educación: “En el sitio no está el reglamento de licenciatura”
4. Alumno: “Falta el horario de consulta de la materia…”
5. Docente: “No están actualizados los nombres de los profesores de las cátedras, la cátedra… cambió de ayudante”
6. Alumno: “pensamos que sería conveniente publicar las correlatividades de las materias”

Ante lo expuesto, el equipo de gestión del departamento interpreta las sugerencias y demandas, y realiza las siguientes acciones:

1. De Facilitación: por ejemplo, si a un alumno “le es difícil encontrar los horarios de consulta”, implica que desde la página principal hasta la página donde esta información se encuentra disponible, existe ausencia de indicadores que guíen la navegación. Por lo tanto, en el cuerpo de la página principal, se edita y publica una breve introducción referida a: “Horarios de consulta primer cuatrimestre 2009: informamos que dichos horarios se encuentran publicados en “Preguntas Frecuentes” del Menú izquierdo de esta página”.
2. De corrección: por ejemplo, actualizar los nombres del equipo docente que compone una determinada cátedra.
3. De búsqueda de más información: por ejemplo, ante la demanda “falta el horario de consulta de la materia…”, se procede a contactar a la cátedra en cuestión, solicitarle la información y luego se publica en el lugar correspondiente de la página Web.

La mayoría de la información organizada y publicada en la página se modifica de un momento a otro (dictado de materias de cada cuatrimestre, cierres y aperturas de nuevas convocatorias y eventos, entre otros), y así el proceso antes descrito es cíclico, puesto que ante nueva información publicada, los usuarios nos comunican sus sugerencias y demandas que hacen de las acciones de facilitación, corrección y búsqueda de más información, prácticas cotidianas en la construcción conjunta del espacio Web.

¿Por qué defender y promover el desarrollo de este espacio Web?

Es posible contestar a esta pregunta a partir de su impacto en dos sentidos principales: en la gestión de las carreras del Departamento de Ciencias de la Educación, y en el desarrollo de las competencias de los sujetos en el marco de la sociedad de la información y el conocimiento(11):

Construir este espacio virtual mediante un proceso en el que los sujetos son destinatarios y a su vez productores de la información, contribuye a gestionar las demandas y atender sugerencias relacionadas a las carreras de Ciencias de la Educación de manera participativa, convocante e interactiva. Gestionar para y con los docentes, alumnos y la comunidad, implica facilitar los procesos comunicacionales, lograr respuestas eficaces y procesos eficientes.

Asimismo, la construcción conjunta de este espacio virtual a partir de la influencia de las sugerencias, demandas, propuestas y necesidades, contribuye a que los sujetos se desarrollen como buscadores, analizadores y evaluadores de la información, en usuarios creativos y eficaces; comunicadores, colaboradores y productores; ciudadanos informados y responsables.

Referencias

(1) Finquelievich, S.; Prince, A. “Universidades y TICs en la Argentina. Las universidades argentinas en la sociedad del conocimiento” Buenos Aires: Telefónica, 2006.

(2) Silvio, J. La virtualización de la universidad: ¿cómo transformar la educación superior con la tecnología? Cap. 1. IESALC/UNESCO, Caracas, 2000.

(3) Collison, C.; Parcell, G. La gestión del conocimiento. Cap. 2. España: Ed. Paidós, 2003.

(4) Piñero Martín, ML., Carrillo Vázquez, A; García García, BC. “Premisas estratégicas para la gestión de la virtualidad de la enseñanza de las instituciones de educación superior” Revista Apertura, noviembre, año/vol. 7, número 007, Universidad de Guadalajara, México, 2007.

(5) Gómez Vieites, A.; Suárez Rey, C. Sistemas de Información. Cap. 1. México: Ed. Alfaomega, 2007.

(6) Ottaviani, JA.; Tancredi, M.; Salmerón, E. “Políticas de gestión universitaria y su relación con las nuevas tecnologías de la información y la comunicación” Universidad Nacional de Cuyo; 2007.

(7) Rodríguez MARTÍN, R.; Raposo Villavicencio, R. “BibliOnline: un sitio para la gestión de los procesos docentes” Facultad de Informática, Universidad de Camagüey, Cuba. Revista Digital Universitaria, Volumen 6,  Número 2; 2005.

(8) Aguilar Alvarez, M.; Durán Montoya, F. “Tecnología web para la entrega de docencia en la Universidad Estatal a Distancia”  Segundo Congreso Universitario de la Universidad Estatal a Distancia, 2000.

(9) Ledo Mezquita, Y.; Bergantiños Hidalgo, A.; Machado Cento, A.; Azcuy Morales, W.; Piñedo Pérez, Y. “Portales dinámicos. Sistemas para información universitaria” I Congreso Internacional de Tecnologías y Contenidos Multimedia en Ambientes Digitales. Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría, Departamento de Telemática. La Habana, 2001.

(10) Pardo Kuklinski, H. “Pautas hacia un modelo de aplicación Web institucional universitaria. El caso de los webcom: sitios de facultades de comunicación iberoamericana” Revista Zer, 21, 2006.

(11) UNESCO, Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura “Estándares de competencias TIC para docentes”. Londres, 2008.